ホームページの引継ぎで何を確認する？ドメイン・契約・更新権限を整理する

担当交代で「誰が契約しているか」が分からない

架空の店舗で、以前の担当者からサイト更新用のパスワードだけを受け取ったとします。新担当者は営業時間を変えられますが、ドメインの更新通知は旧担当者の個人メールへ届き、サーバー代を誰が払っているかも分かりません。画面を編集できることと、サイトを維持できることには違いがあります。

ホームページには、住所に当たるドメイン、データを配信する場所、独自ドメインのメール、更新用の管理画面など、別々の契約や設定が関係します。一つのサービスでまとめて契約している場合もあります。まずは自社の構成を確かめ、名称の似たものを一つにまとめないようにします。

引き継ぐ対象を、五つの箱に分ける

請求書、契約メール、現在の制作会社への確認を使い、サービス名と契約の窓口を整理します。不明な項目は推測で埋めず、誰に確認するかを残してください。JPRSもドメイン管理について、担当する人やルール・手順を組織内で明確にする必要性を説明しています。 JPRS：ドメイン名の乗っ取りに関する注意 ↗

• ドメイン：登録管理を依頼している事業者、登録者情報の確認方法、契約者、更新通知先、支払方法。
• サイトの配信先：サーバー等の契約、請求先、管理権限、バックアップと復旧の窓口。
• メール：利用しているサービス、管理担当、請求、ドメインの設定変更で影響する範囲。
• 更新用の画面：管理者と編集者の権限、変更できる内容、変更を確認して公開する流れ。
• 周辺サービス：問い合わせの受信先、アクセス解析、検索管理、画像や文章の元データの保管先。

パスワードを集める前に、受け手の権限を決める

複数人が同じIDを使い続ける形だけを前提にせず、そのサービスで担当者ごとの招待や権限設定が使えるかを確認します。日々の記事更新だけをする人と、契約やユーザーを管理する人では必要な権限が異なります。担当交代後も使う連絡先か、復旧確認が特定の個人の端末だけに依存していないかも見ます。

秘密情報は公開用の制作メモや通常の問い合わせ本文に貼り付けません。引継ぎ表にはログイン先と権限の状態を記録し、認証情報を渡す必要がある場合は、関係者で安全な受渡し方法を決めます。権限変更は、受け手が必要な操作をできると確かめてから整理してください。

対象のサービス・用途：
契約先と契約者：
請求先・更新通知先：
更新期限の確認場所：
現在の管理担当：
新担当に必要な操作：
権限付与・動作確認の状態：
二段階認証・復旧手段の管理担当：
不明点と確認先：
引継ぎ後の旧担当権限の扱い：
※パスワードや認証コードは記入しない。

制作会社の変更と、ドメインの移管を混同しない

制作会社が変わっても、すべての契約を移す必要があるとは限りません。逆に契約を移しても、サイトやメールの配信先の設定が自動的に整うとは限りません。移管、配信先の変更、登録者情報の変更、旧契約の解約は、それぞれ何をする作業かを確認し、影響と順番を決めます。

ICANNは、対象となる一般的なトップレベルドメインの登録事業者間移管について、Auth-Codeを説明しています。 ICANN：About Auth-Code ↗ すべてのドメインや契約に同じ手順を当てはめる資料ではありません。自社のドメイン種別と契約先の最新案内を確認し、メール利用や既存設定も含めて担当者へ相談してください。

切替前には現在のサイトとメールを確認し、切替後に見る項目、問題が起きたときの連絡先を決めます。引継ぎが終わる前に旧サービスを解約すると、確認や復旧に必要な情報を失うおそれがあります。先に契約終了を押すのではなく、継続して使える状態を確かめる工程を依頼範囲に含めます。

【考察・見解】引継ぎは「いつでも確認できる」を目指す

普段は見えない契約ほど、問題が起きるまで確認を後回しにしやすいと考えます。担当者が交代する機会に、次回の更新通知が誰へ届くかまで確認すると、引継ぎを具体的な行動にできます。詳しい人が一人いる安心感に頼り切らず、分からないときの確認先が残る形を目指しましょう。

Web制作の相談では、現在のURL、分かる範囲の契約先、変更したい担当や作業を共有してください。認証情報を送る前に、必要な確認方法と受渡し方法を相談できます。