AIへ入力する前の情報整理｜氏名・会社名を置き換える具体例

置き換える前に、入力してよいかを確認する

顧客メールの返事を整えたいとき、全文をAIへ貼る前に立ち止まります。自社の決まり、契約上の制約、使うサービスとアカウントの扱いを確認し、許可された範囲で試してください。氏名を消すだけで、どんな資料でも入力できるようになるわけではありません。

Googleの個人向けGeminiのプライバシー案内は、レビューされたくない機密情報や、サービス改善に使われたくない機密情報を入力しないよう説明しています。 Google：Gemini アプリのプライバシー ハブ ↗ この案内を、対象となるWorkspaceの仕事用契約の説明と混ぜないことも大切です。以下は入力内容を減らす実務上の例で、法的な匿名化を保証する手順ではありません。

架空例：イベント受付の問い合わせを整理する

イベント運営の受付担当が、『参加者からの変更希望を社内向けに要約したい』とします。必要なのは変更内容、人数、確認待ちの点です。担当者の実名、自宅住所、電話番号がなくても、要約の作業はできます。下の名前や番号はすべて架空です。

ここでは、日付そのものが不要なら『体験会X』へ置き換えます。日程の前後関係が必要なら『開催3日前』など、目的を果たせる粒度にします。何を隠すかだけでなく、要約に何が必要かを先に考えると、置き換えすぎによる意味の欠落も防ぎやすくなります。

山田花子です。電話は090-XXXX-XXXXです。11月12日の体験会について、参加を2人から3人へ変更できますか。請求先は株式会社青空企画、住所は○○市○○町1-2です。追加分の支払い方法も教えてください。

参加者Aからの問い合わせ。対象は体験会X。参加を2人から3人へ変更希望。追加分の支払い方法も質問している。請求先・住所・電話番号は要約に不要のため除去。

入力前の作業を4段階に分ける

置換作業は、元資料の複製を社内で認められた環境に用意して行います。元のメールを上書きせず、AIに渡す本文だけを作ると、後で内容を照合できます。

実名と記号の対応表が必要なら、AIには渡さず、会社の決まりに沿って別に扱います。『参加者A』と『顧客A』が同じ人なのか分からなくなると、返答を戻す際の取り違えにつながるため、置き換え方もチームでそろえます。

1. 目的を1行にする：今回は変更希望の整理。本人確認や請求処理は含めない。
2. 不要な情報を削る：署名、電話番号、住所、口座、過去のやり取りなどを外す。
3. 必要な固有名詞を置き換える：参加者A、会社B、イベントXのように一貫した記号にする。
4. 全文を読み直す：名前以外の特徴、引用文、添付に実情報が残っていないか確かめる。

貼り付ける依頼文にも境界を入れる

元のメールには、相手からの依頼と、自社が承認した回答が混在する場合があります。AIには事実の整理を頼み、変更の可否や支払い条件を勝手に決めさせないようにします。

以下は氏名等を記号へ置き換えた問い合わせです。『相手の希望／当社が確認すること／まだ返答できないこと』に整理してください。記号から実名や会社名を推測しないでください。変更の可否、金額、支払い方法は資料にないため決めないでください。［入力してよい範囲へ整理した本文］

名前以外の残り方も見る

画像の名札、画面の通知、ファイル名、表の別シート、文書のコメントなど、本文以外に情報が残る場合があります。また『特定地域の唯一の店舗で、先月移転した』のような説明は、実名がなくても相手が推測されることがあります。迷ったら、さらに一般化するか、架空の材料に作り直して試します。

Microsoftの個人向けCopilotの現行案内は、個人アカウントで使うアプリ、家庭用Microsoft 365、仕事・学校用では対象の説明を分けています。 Microsoft：個人向けCopilotのデータ・プライバシーの概要 ↗ 名前が同じ製品でも条件を一律に扱わず、自分が使うアプリとアカウントの案内を確認してください。製品情報は2026年10月27日時点の確認です。

AI導入.jpに相談できること

『この業務では、何を残せばAIを試せるか』という使い方の整理を相談できます。初回無料のオンライン相談30分では、実際の個人情報を送らず、架空化した例から業務と確認手順を考えます。業務整理と使い方支援が対象で、システムの構築・接続や継続運用の代行は対象外です。