個人のAIの頼み方をチームへ｜使い回せる業務テンプレートの作り方

成功した会話を、そのまま配らない

自分のAIとの会話を同僚へ渡しても、同じ仕事で使えるとは限りません。前のやり取りで目的を説明していたり、添付した資料が別の人には見えなかったりするからです。共有する際は、何を頼み、何を渡し、どんな状態なら使えるのかを1枚にまとめます。

Microsoftは、依頼文の要素として目的、背景、情報源、期待する回答を挙げています。 Microsoft Support：Get started writing prompts in Microsoft Copilot ↗ Googleも役割、作業、背景、形式を考える方法を紹介しています。 Google Workspace：Writing effective AI prompts for business ↗ この記事では、そのような要素を、チームで使う固定欄と記入欄へ分ける運用を提案します。

架空例：面接案内を毎回作り直している

小売会社の採用担当者が、候補者への面接案内を作るとします。個人の依頼文には『前と同じ感じで、丁寧に』と書かれていました。しかし別の担当者には『前』が分かりません。そこで、案内の目的、必要な項目、文体、確認すべき情報を明記します。

固定するのは『挨拶、日時、会場、持ち物、連絡先を並べる』『未確定情報を作らない』という条件です。変えるのは日程、会場、持ち物などです。候補者名や連絡先は会社の利用ルールに従って扱い、練習やテンプレート作成には架空の情報を使います。

固定欄と記入欄を分けて作る

テンプレートには、業務の前提が分からない人にも伝わる短い説明を付けます。長い注意書きを重ねるより、何を入力し、何を人が確認するかを見つけやすくしてください。

記入し忘れが多い項目は、AIに補わせるのではなく、『空欄があれば本文を作る前に知らせる』と決めます。社内で未決の条件を、もっともらしい文章にして確定扱いにしないためです。

1. 使う場面を決める：今回は面接の日程が社内で確定した後の案内下書きに限定する。
2. 変えない条件を書く：文体、必要項目、追加してはいけない約束を決める。
3. 毎回変える欄を作る：日時、会場、持ち物などを角括弧の記入欄にする。
4. 完成後の確認を付ける：曜日、時刻、場所、相手への案内条件を人が照合する。

チームで使う依頼文のひな形

この例は、案内文の下書きを作る用途です。面接日程の決定、候補者評価、メール送信は含めません。自社の業務に合わせ、必要な欄を加減してください。

用途：確定済みの日程を候補者へ案内する文章の下書き。
材料：日時［　］／会場または参加方法［　］／所要時間［　］／持ち物［　］／当日の連絡先［　］。
依頼：落ち着いた丁寧な文体で、挨拶、日時、会場、持ち物、連絡先の順に作ってください。材料にない条件や約束を足さないでください。必要な欄が空なら、作成前に知らせてください。送信は行いません。
人の確認：日時と曜日、場所、必要項目、未確定情報がないかを原資料と照合してから使用する。

別の人が使って初めて、共有の形になる

作った人とは別の担当者に、架空の材料で1回使ってもらいます。『どの欄に何を書くか迷った』『会場URLを入れる欄がなかった』『持ち物なしの扱いが不明だった』など、迷った点を集めます。回答が上手かだけでなく、入力と確認を同じように行えるかを見てください。

うまくいかないときは、文章を一度に長くするより、原因に合う1箇所を直します。別の会話の記憶に依存しているなら必要な前提を追加し、材料が足りないなら入力欄を直します。異なるAIやアカウントで使った場合は、その条件も記録します。製品が変われば同じ結果を保証できません。

【考察・見解】使う場所と直す人を決める

テンプレートが複数のチャットや個人フォルダーに散らばると、どれを使うかで迷います。チームで見る場所を1つ決め、用途、更新日、修正を受ける担当を添えると、使い始めの手間を減らせると考えます。古い版を使った人を責めるより、入口を分かりやすくする工夫です。

共有後も、使えた例と修正が必要だった例を残し、必要に応じて直します。テンプレートは回答を保証する完成品ではなく、頼み方と確認方法をそろえる道具として扱いましょう。

AI導入.jpに相談できること

個人で使っている依頼文を、業務の目的、入力する材料、人の確認項目へ整理する支援ができます。初回無料のオンライン相談30分で、今の使い方から相談できます。業務整理と使い方支援が対象で、システムの構築・接続や継続運用の代行は対象外です。