入れる内容と、出来上がり
研修会場を探す担当者が、候補の施設へ下見をお願いすることになりました。訪問できる時間と人数はメモにあるものの、何から書けばよいか迷い、メールの作成が止まっています。
架空の入力・出力イメージです。実際のAI回答ではありません。
01 AIに渡すメモ
宛先は研修会場のご担当者。下見をお願いしたい。候補は来週火曜の午前、または来週木曜の15時以降。こちらは2人で訪問し、見学は45分程度を希望。主に入口から会議室までの動線と、机の配置を確認したい。車で行けるかは分からないので、駐車場の有無も聞く。差出人は企画担当。
02 こんな形にまとめる
件名：研修会場の下見日程のご相談 研修会場 ご担当者様 お世話になっております。企画担当です。 研修会場の下見をお願いしたく、ご連絡いたしました。来週火曜の午前、または木曜の15時以降に、2人で45分程度の見学は可能でしょうか。 入口から会議室までの動線と、机の配置を確認したいと考えております。併せて、駐車場の有無もお知らせいただけますと幸いです。 ご都合をお聞かせください。よろしくお願いいたします。
相手に返答してほしい内容を一通にまとめられます。書き始めで悩む代わりに、候補時間や訪問人数が合っているかを見直すところから進められます。
- 取引先への商品説明の訪問依頼
- 設備業者への現地確認の依頼
同じ例を、チャットで試す
- 依頼文をコピー
- Gemini・Copilotに貼る
- 元のメモと見比べる
プロンプトの中身を見る
私は研修会場の下見を依頼する企画担当です。以下の条件メモから、施設の担当者へ送るメールの草案を1通作ってください。目的は、先方が受け入れ可能な日程と駐車場の有無を返答できるようにすることです。 出力は「件名」と、そのまま見直せる本文だけにしてください。本文は宛名、簡単なあいさつ、下見の依頼、候補時間・人数・所要時間、確認したい内容、結びの順で書いてください。初めての依頼に使える丁寧で簡潔な文面にし、候補は確定した約束にしないでください。メモにない会社名や氏名、具体的な日付、移動方法は補わないでください。駐車場は利用できる前提で書かず、有無を尋ねてください。 条件メモ： 宛先は研修会場のご担当者。下見をお願いしたい。候補は来週火曜の午前、または来週木曜の15時以降。こちらは2人で訪問し、見学は45分程度を希望。主に入口から会議室までの動線と、机の配置を確認したい。車で行けるかは分からないので、駐車場の有無も聞く。差出人は企画担当。
コピーできない場合は、この文章を選択してコピーしてください。
自分のメモに置き換える
候補の曜日・時間帯、訪問人数、見学したい場所を自分の依頼内容に置き換えます。実際に使う際は「来週」を具体的な日付に直して確認します。
実際の資料は、入力してよい情報だけを使ってください。
火曜は「午前」、木曜は「15時以降」という候補の違いを照合します。AIが両方を15時にそろえたり、訪問確定の文面に変えたりしていないか見ます。
出力が長い・合わないとき
同じチャットに、追加でこう頼めます。
候補日時と駐車場の質問は残して、本文をもう少し短くしてください。
この仕事を、毎回繰り返しているなら
同じ訪問依頼を繰り返すなら、毎回変える条件と定型の文面を分ける方法を検討できます。このチャットではメールの送信や日程確定は行われません。
自分の仕事なら、どう使う？
日程依頼に必要な情報が毎回抜けて往復が増えるなら、候補日時・人数・確認事項をそろえてからAIに渡すメモの形を相談できます。
初回無料・オンライン30分
業務整理と、AIの使い方の相談
日時は送信後にメールで調整します。
支援範囲・継続費用を確認する
業務整理・使い方の支援までです。構築・接続・自動運用代行は含みません。継続支援の内容・費用・時間・回数は個別にご案内します。
参考にした公式ガイド
依頼文と架空の例は当サイトで作成しました。以下は依頼の伝え方・確認方法の参考資料です（一次情報、信頼度：大／確認日：2026年10月22日）。
ここではチャットにテキストを貼ります。添付・社内データ接続は使いません。機能やデータの扱いはアカウント・契約で異なります。
